ComputerWorld

Orice organizatie difera in felul sau in ceea ce priveste complexitatea si eficienta sistemului de comunicatii folosit. Deoarece aceste aspecte au o influenta deosebita asupra performantelor generale ale unei companii, top managementul este in permanenta interesat de imbunatatirea capabilitatilor proprii de comunicatii.

In cele ce urmeaza va oferim spre studiu un chestionar care, speram noi, va va ajuta sa evaluati „starea de sanatate” si „vigoarea” instrumentelor de comunicatii folosite de fiecare dintre dumneavoastra, in propriile companii. De asemenea, punctajul obtinut la acest test va vor furniza si cateva sugestii in ceea ce priveste necesitatea realizarii de investitii intr-un sistem de Comunicatii Unificate (CU).

Chestionarul urmator contine 12 intrebari, care descriu anumite situatii particulare privind utilizarea instrumentelor de comunicatii si care sunt insotiti de cate patru variante de raspuns, cu punctaje diferite, predefinite astfel:
     1- Niciodata      2- Ocazional      3- Frecvent      4- Intotdeauna

Pentru fiecare intrebare alegeti o singura varianta de raspuns, cea mai apropiata de starea de fapt din compania dumneavoastra. Notati-va variantele alese pentru fiecare intrebare, iar apoi insumati punctajele partiale pentru a obtine scorul final.

1. Personal va simtiti suprasolicitat de numarul mare de dispozitive de comunicatii utilizate la serviciu?
         1     2     3     4

2. Se intampla sa ratati apeluri sau e-mail-uri importante din cauza faptului ca acestea sunt trimise pe un o adresa gresita sau pe un dispozitiv inadecvat?
         1     2     3     4

3. Se intampla sa ratati apeluri sau e-mail-uri importante din cauza faptului ca nu sunteti tot timpul in birou?
         1     2     3     4

4. Va simti obligat sa raspunzi unor telefoane sau e-mail-uri de serviciu atunci cand va aflati acasa, in afara orelor de program?
         1     2     3     4

5. Atunci cand folositi mai multe dispozitive de comunicatii sunteti nevoit sa utilizati mai multe liste de contacte?
         1     2     3     4

6. Aveti mai mult de un numar de telefon de serviciu?
         1     2     3     4

7. Aveti probleme in a alege cea mai buna cale de a lua legatura cu un manager important?
         1     2     3     4

8. Partenerii sau colegii dumneavoastra au dificultati in a alege cea mai buna cale de a va contacta?
         1     2     3     4

9. Petreceti mai mult de 30 de minute pe zi pentru a verifica si raspunde la mesajele electronice (text si/sau voce) primite?
         1     2     3     4

10. Aveti dificultati in a indeplinii vreuna dintre sarcinile de serviciu atunci cand nu va aflati la birou?
         1     2     3     4

11. Considerati ca firma dumneavoastra cheltuieste prea mult pentru solutii de comunicatii redundante?
         1     2     3     4

12. Va este dificil sa utilizati anumite caracteristici cheie ale instrumentelor de comunicatii pe care le intrebuintati?
         1     2     3     4

Acum dupa ce ati raspuns la toate intrebarile si ati calculat punctajul final, verificati in care dintre urmatoarele situatii va incadrati:

12-23 puncte – Organizatia dumneavoastra realizeaza un management corespunzator al comunicatiilor, inscriindu-se din acest punct de vedere in sfera CU. Totusi sunt necesare in continuare investitii pentru a trece la nivelul urmator – comunicatiile inteligente. Activitatea dumneavoastra in companie este una eficienta.

24-35 puncte – Cu toate ca progresele inregistrate de organizatia dumneavoastra (in sensul trecerii la un sistem de CU) sunt semnificative, totusi este loc de mai bine. Exista anumite aspecte, privind eficienta sistemului de comunicatii al companiei, care trebuie imbunatatite.

36-48 puncte – Comunicatiile folosite la nivelul companiei dumneavoastra nu intrunesc caracteristicile unui sistem de CU. Activitatea angajatilor nu este una eficienta, existand riscul ca organizatia sa piarda din competitivitate. Daca se doreste revigorarea companiei, atunci este timpul ca top managementul sa creasca investitiile in instrumente de comunicatii moderne si eficiente.

Sursa: NetworkWorld.com